Outlook là gì? Hướng dẫn sử dụng Outlook hiệu quả nhất

Outlook là một phần mềm của Microsoft dùng để quản lý thông tin cá nhân với nhiều tiện ích nổi bật cho người dùng nhiều lợi ích nên hiện tại nó đang được các cơ quan, doanh nghiệp trên toàn thế giới ưa chuộng và sử dụng. Vậy bạn đã biết Outlook là gì và làm sao để sử dụng phần mềm này hiệu quả nhất chưa? Những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn có thêm nhiều thông tin về phần mềm Outlook. 

1. Outlook là gì?

Tài khoản Outlook hay Outlook Mail là một dịch vụ email miễn phí được phát triển và cung cấp bởi Microsoft. Các phiên bản hiện tại của phần mềm Outlook bao gồm Microsoft Outlook 2013 dành cho máy tính chạy hệ điều hành  Windows và 2011 cho máy Mac.

Outlook là một ứng dụng email dùng để hỗ trợ người dùng email quản lý công việc, quản lý liên lạc, tìm kiếm thông tin,  ghi chú…. Một cách dễ dàng và nhanh chóng.  Khi sở hữu một tài khoản  đăng nhập qua địa chỉ email, Outlook sẽ tự động kết nối với một loạt các ứng dụng và dịch vụ khác  của Microsoft bao gồm OneDrive, Skype, OneNote cùng nhiều ứng dụng khác đã được kết nối. Do đó, Outlook  được coi là một phần mềm chuyên dụng để quản lý cá nhân, đặc biệt là để giúp người dùng quản lý email hiệu quả nhất.

2. Những tính năng nổi bật của Outlook là gì?

Sau một thời gian dài hình thành và phát triển qua các phiên bản, hiện nay Outlook đã dần hoàn thiện với nhiều tính năng hiện đại, rất đáng chú ý như: 

• Trên phần mềm Outlook  luôn có tốc độ truy cập rất nhanh.
• Phần mềm đã được tích hợp với các trang mạng xã hội nổi trội đang chiếm ưu thế hiện nay với số lượng người truy cập khủng như Facebook, Twitter hay LinkedIn… Giúp người sử dụng email có thể dễ dàng vừa check chính xác thông tin email vừa lướt các trang mạng xã hội này.
• Tính năng sắp xếp các thư trong email theo dung lượng, thời gian gửi, thời gian nhận,… Như vậy người dùng sẽ dễ dàng tìm kiếm email lẫn tập tin đang cần tìm.

• Trên phần mềm có hỗ trợ việc gửi email đính kèm với những tập tin có dung lượng lớn kết hợp với các ứng dụng OneDrive, Skydrive.
• Chặn email tên miền cụ thể  hoặc địa chỉ để chống spam và những tin nhắn rác.
• Cho phép người dùng  sử dụng HTML và CSS để thỏa sức sáng tạo để làm cho bức thư của mình thêm sinh động, sáng tạo  hơn khi  bạn có thể soạn thảo theo chế độ HTML.
• Khởi tạo địa chỉ email  mà chỉ dùng một lần , tính năng này thường dùng cho các hoạt động gửi mail một lần hoặc những Email Marketing giúp bạn tránh các bộ máy spam mail. Với Outlook, người dùng có thể dễ dàng tạo, xóa và thay đổi các địa chỉ nhanh chóng.
• Hỗ trợ khôi phục lại địa chỉ email đã xóa trong phạm vi và thời gian cho phép, thông thường là trong vòng 2 ngày kể từ khi bạn  đã hoàn tất thao tác xóa email vào thùng rác.
• Không bị giới hạn không gian lưu trữ
• Cho phép người dùng đăng nhập bằng mật khẩu tạm thời
• Cho phép phân nhóm thư đến và lọc thư riêng của cá nhân hay thư của doanh nghiệp
• Gắn sao những loại thư quan trọng trong hộp thư đến
• Tích hợp ứng dụng Skype để dễ dàng trao đổi, trò chuyện thông qua Skype

Ngoài ra, trên Outlook còn vô số các tính năng đặc biệt khác mà bạn cần sử dụng để khai thác thêm.

3. Cách sử dụng Outlook hiệu quả nhất

Trước tiên để sử dụng được các tính năng trên Outlook bạn cần phải đăng ký một tài khoản mail Outlook thuộc nhà cung cấp Microsoft.  Cách đăng ký cũng không có gì phức tạp cả, chỉ bao gồm 3 bước với khoảng thời gian  rất ngắn chỉ tầm 5 phút như sau:

Bước 1: Bạn cần thực hiện thao tác truy cập vào địa chỉ https://signup.live.com/, ở đây hãy nhấn chuột để chọn vào mục  “Get new email address” nhằm thực hiện lệnh đăng ký một tài khoản mới. 

Tại phần New email sẽ xuất hiện hai lựa chọn cho bạn đó là Outlook và Hotmail. Bạn hãy nhấp chọn Outlook rồi tiến hành điền Gmail và mật khẩu.

Sau khi điền xong bạn  nhấn Next để được chuyển qua các bước đăng ký kế tiếp.

Bước 2 : Tiếp tục điền  các thông tin theo yêu cầu gồm có First Name (nghĩa là tên) và Last Name (có nghĩa là Họ), sau đây bạn hãy tiếp tục nhấn Next.

Bước 3: Hoàn thành nốt việc sáp nhập các thông tin về Country (quốc gia), Birthdate (ngày tháng năm sinh) rồi lại nhấn Next và cuối cùng là bạn chỉ cần  điền một mã captcha xác thực nữa là công việc đăng ký đã xong.

Bước 4: Sau khi đã  đã hoàn thành các bước khởi tạo một tài khoản Outlook cho riêng mình, lúc này bạn đã  có thể thiết lập hộp thư dựa trên những tính năng mà Outlook cung cấp và đơn cử có thể kể đến:

• Time zone: Là khung giờ mà bạn mong muốn sử dụng
• Theme: Là phông nền chính bạn muốn dùng cho của tài khoản của mình
• Signature: Là chữ ký hiển thị phía  dưới mỗi email gửi đi từ bạn

Bước 5: Giao diện hòm thư của Outlook sẽ  được hiện lên và bắt đầu từ bây giờ bạn đã có thể  sử dụng các tính năng và thực hiện các thao tác gửi, nhận mail hay lưu trữ thông tin cơ bản rất nhanh và tiện lợi.

Qua những chia sẻ trên đây, chắc hẳn các bạn đã hiểu được Outlook là gì và các thông tin liên quan đến phần mềm này. Nếu bạn có những thắc mắc nào cần được giải đáp, xin hãy liên hệ với chúng tôi bằng cách bình luận dưới bài viết để chúng tôi nhanh chóng hỗ trợ miễn phí.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng getresponse để gởi email marketing