Hướng dẫn chi tiết cách đánh số thứ tự trong Google Sheet

Nếu bạn lưu giữ và quản lý hồ sơ trong Google Sheet, bạn có thể cần một cột có đánh số thứ tự. Mặc dù bạn có thể dễ dàng tạo một cột với các số thứ tự bằng cách nhập các số này theo cách thủ công, nhưng đó không phải là một cách hiệu quả. Xem qua những cách đánh số thứ tự trong Google Sheet được chia sẻ trong bài viết của TopThuThuat.com.vn dưới đây và tìm kiếm cho mình một phương pháp hiệu quả nhất.

Cách đánh số thứ tự trong Google Sheet

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn bốn cách để đánh số thứ tự trong Google Sheet bao gồm:

1. Sử dụng tự động điền (Fill Handle).
2. Sử dụng hàm ROW.
3. Sử dụng hàm COUNTA.
4. Cộng thêm 1 vào số thứ tự trước đó.

Phương pháp bạn chọn để đánh số các hàng sẽ phụ thuộc vào cách dữ liệu của bạn được cấu trúc hoặc cách bạn muốn điều này hoạt động ra sao.

Đánh số thứ tự trong Google sheet tự động

Nếu bạn có tập dữ liệu không có bất kỳ hàng trống nào, đây là cách dễ nhất để thêm số sê-ri.

Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình dưới đây và bạn muốn thêm số sê-ri vào cột A.

1. Nhập số 1 vào bên cạnh ô đầu tiên bạn muốn đánh số thứ tự đó.

2. Nhập tiếp số 2 ở dưới ô số 1 vừa nhập.

3. Tiếp theo chọn cả 2 ô có số 1 và 2 vừa nhập

4. Đặt con trỏ ở góc dưới cùng bên phải của vùng chọn. Con trỏ sẽ thay đổi thành một biểu tượng dấu cộng (đây được gọi là Fill Handle hay gọi là tự động điền).

5. Nhấn giữ chuột và kéo xuống dưới đến nơi bạn muốn dừng lại.

Các bước trên hoạt động khi bạn có một bộ tập dữ liệu liên tục (tức là không có hàng trống). Trong trường hợp tập dữ liệu có một bản ghi trống nó vẫn sẽ tiếp tục lấp đầy số thứ tự trước hàng trống đó.

Kết quả bạn nhận được từ phương thức này là sau mỗi lần bạn thêm nhiều bản ghi mới vào tập dữ liệu, bạn sẽ phải điền lại để thực hiện việc này để tiếp tục đánh thứ tự các hàng mới.

Sử dụng hàm ROW để đánh số thứ tự trong Google Sheet

Hàm ROW trong Google Sheet cung cấp cho bạn số hàng của tham chiếu ô bạn cung cấp cho nó. Và nếu bạn không cung cấp cho nó bất kỳ đối số đầu vào nào, nó sẽ trả về số hàng của ô mà nó được sử dụng.

Bạn có thể sử dụng hàm ROW bằng cách điều chỉnh một chút để lấy số thứ tự trong một cột.

Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình dưới đây và bạn muốn thêm số thứ tự vào cột A.

Dưới đây là các bước để thực hiện việc này:

1. Chèn một cột vào bên trái cột Tên. Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào trong cột A và chọn ‘Chèn cột’.
2. Có thể đặt tiêu đề cho cột mới (Tùy chọn).
3. Trong ô A2, nhập công thức: = ROW ( ) – 1

Sao chép và dán cho tất cả các ô mà bạn muốn có số thứ tự.

Công thức trên sử dụng hàm ROW để lấy số hàng hiện tại và sau đó trừ đi 1 vì chúng ta đang bắt đầu từ hàng thứ hai trở đi. Trong trường hợp bạn đang bắt đầu từ hàng đầu tiên, bạn có thể chỉ cần sử dụng chức năng ROW.

Trong trường hợp bạn chỉ muốn hiển thị số thứ tự cho các bản ghi đã được điền, bạn có thể sử dụng công thức sau đây: = IF ( B2 <> “” ; ROW ( ) – 1 ; “” )

Bạn có thể sử dụng công thức này trên một số lượng lớn các ô trong cột (ngay cả khi không có bản ghi nào trong đó). Ngay sau khi bạn thêm một bản ghi mới, số sẽ tự động xuất hiện.

Ở trên sử dụng hàm IF để kiểm tra xem có bất kỳ văn bản nào trong ô liền kề hay không. Trong trường hợp không có văn bản, nó trả về giá trị trống, nếu không nó sẽ trả về số hàng.

Điều tốt khi sử dụng hàm ROW là trong trường hợp bạn xóa một hàng khỏi tập dữ liệu này, hàm sẽ tự động điều chỉnh để cung cấp cho bạn số hàng chính xác.

Sử dụng hàm COUNTA

Một cách khác để bạn có thể đánh số hàng trong Google Sheet là sử dụng hàm COUNTA.

Hàm COUNTA sẽ đếm số ô không trống các ô liền kề và chỉ trả về số thứ tự khi hàng được lấp đầy (không giống như phương pháp hàm ROW, vẫn cho thứ tự nếu hàng trống).

Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình dưới đây và bạn chỉ muốn gán một số hàng thứ tự cho một hàng nếu hàng đó được điền đầy đủ thông tin.

Sử dụng công thức sau đây để làm được điều này: = IF (ISBLANK (B2) ; “” ; COUNTA ($ B $ 2: B2))

Trong công thức trên, hàm IF kiểm tra xem ô liền kề có trống hay không (sử dụng hàm ISBLANK). Nếu nó trống, công thức IF sẽ trả về một khoảng trống và nếu không, nó sẽ đếm tất cả các hàng đã điền trong phạm vi được chỉ định và đưa ra con số đó.

Lưu ý rằng việc sử dụng $B$2:B2 là để khóa B2 đầu tiên (bằng cách có ký hiệu đô la trước bảng chữ cái cột và số hàng) chứ không phải dấu thứ hai. Điều này cho phép tôi mở rộng phạm vi khi tôi sao chép nó vào các ô khác. Ví dụ: nếu tôi sao chép ô này vào ô B5, nó sẽ mở rộng và phạm vi sẽ trở thành $B$ 2:B5.

Cộng thêm 1 vào ô số thứ tự trước đó

Đây là một cách nhanh chóng và đơn giản để thêm số sê-ri vào một cột. Nó phù hợp nhất khi bạn không có hàng trống trong tập dữ liệu.

Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình dưới đây, nơi bạn muốn chèn số sê-ri vào cột A.

Dưới đây là các bước để thực hiện việc này:

1. Nhập 1 vào ô A2
2. Trong ô A3, nhập công thức = A2 + 1
3. Sao chép và dán công thức này cho tất cả các ô trong cột mà bạn muốn các số

Công thức trên chỉ cần thêm 1 vào số trong ô phía trên nó.

Mặc dù đây là một phương pháp đơn giản và dễ hiểu, nhưng có một số hạn chế bạn phải biết trước khi sử dụng phương pháp này:

• Điều này sẽ chỉ định một số bất kể có hàng trống hay không.
• Trong trường hợp bạn xóa một hàng, tất cả các giá trị bên dưới hàng đó sẽ trả về lỗi tham chiếu (#ERROR!)
• Khi bạn chèn một hàng mới, nó sẽ không tự động cập nhật số hàng. Bạn sẽ phải sao chép và dán công thức vào tất cả các ô trong hàng mới này và tất cả các ô bên dưới nó.

Trên đây là bốn phương pháp bạn có thể sử dụng để đánh số các hàng trong Google Sheet. Bạn có thể chọn bất kỳ phương pháp nào trong số này dựa trên cách dữ liệu của bạn được cấu trúc. Trong trường hợp bạn có các hàng trống trong tập dữ liệu của mình, tốt nhất bạn nên sử dụng phương pháp COUNTA mà TopThuThuat.com.vn đã hướng dẫn.

Nếu bạn đọc đang quan tâm đến các thủ thuật hay mẹo liên quan đến Google Sheet có thể tham khảo một số bài viết dưới đây:

Nếu thấy bài viết hữu ích hãy để lại Like & Share để ủng hộ TopThuThuat.com.vn có thêm nhiều bài viết khác hay hơn đến bạn đọc. Cảm ơn bạn đọc đã theo dõi.

Tham khảo Spreadsheet Point